ZET Admin-Handbuch¶
Admin-Einstieg¶
Admin-Bereich öffnen¶
Melden Sie sich wie gewohnt in ZET an. Wenn Ihr Konto Administrationsrechte besitzt, können Sie über die Seitenleiste vom Nutzerbereich in den Admin-Bereich wechseln. Der Admin-Bereich ist für Anträge, Benutzer, Organisation, Schichtplanung, Einstellungen und Exporte vorgesehen.
Seitenleiste und Berechtigungen¶
Die Admin-Seitenleiste zeigt nur Bereiche, für die Ihr Konto berechtigt ist. Je nach Rolle können Menüpunkte fehlen oder einzelne Aktionen gesperrt sein. Typische Bereiche sind Dashboard, Benutzer, Abteilungen, Schichtplan, Einstellungen, Profil, Hilfe, Kontakt, Impressum und Datenschutz.
Wechsel zwischen Bereichen¶
Wenn Sie auch eigene Zeiten erfassen, wechseln Sie für Ihre persönliche Zeiterfassung zurück in den Nutzerbereich. Verwaltungsaktionen bleiben im Admin-Bereich gebündelt, damit eigene Zeiten und administrative Aufgaben klar getrennt sind.
Dashboard¶
Kennzahlen¶
Das Dashboard gibt einen schnellen Überblick über wichtige Verwaltungswerte. Dazu gehören aktive Nutzer, Überstunden, Krankheitstage und weitere Statuswerte. Die Kennzahlen helfen, Auffälligkeiten früh zu erkennen und die wichtigsten Bereiche direkt aufzurufen.
Antragseingang im Dashboard¶
Offene und relevante Anträge werden im Dashboard gebündelt angezeigt. Sie sehen Antragstyp, Person, Zeitraum, Status und die wichtigsten Entscheidungsinformationen. Von dort wechseln Sie direkt in die Detailprüfung.
Schnellzugriffe¶
Schnellzugriffe führen zu häufig genutzten Aufgaben wie Benutzerverwaltung, Organisation, Einstellungen und Exporten. Verwenden Sie diese Kacheln, wenn Sie ohne Umweg in einen Verwaltungsbereich springen möchten.
Hinweise und letzte Änderungen¶
Systemhinweise und letzte Änderungen zeigen, ob es offene Konfigurationspunkte, aktuelle Statusmeldungen oder jüngste Verwaltungsaktivitäten gibt. Prüfen Sie diese Hinweise regelmäßig, bevor Sie Massenaktionen oder Exporte ausführen.
Antragseingang und Filter¶
Suche¶
Im Antragseingang filtern Sie nach Person, Zeitraum, Antragstyp und Freitext. Die Suche hilft besonders bei vielen offenen Arbeitszeit-, Abwesenheits- und Stornoanträgen.
Filterchips¶
Filterchips zeigen aktive Filter direkt sichtbar an. Sie können Status, Antragstyp, Person oder Suchbegriff einzeln entfernen, ohne die gesamte Suche zurückzusetzen. ZET merkt sich bestimmte Filter, damit Sie nach einem Seitenwechsel weiterarbeiten können.
Gruppierte Anträge¶
ZET gruppiert Anträge nach fachlichem Zusammenhang. Dadurch sehen Sie zusammengehörige Korrekturen, Abwesenheiten und Stornos schneller. Prüfen Sie bei jeder Gruppe, ob Zeitraum, Begründung und vorhandene Daten zusammenpassen.
Arbeitszeitanträge¶
Antrag prüfen¶
Arbeitszeitanträge entstehen, wenn Nutzer Zeiten nachtragen oder korrigieren möchten und die Änderung nicht direkt gespeichert werden darf. Die Detailansicht zeigt beantragte Zeiten, vorhandene Zeiten, Begründung und Status.
Genehmigen oder ablehnen¶
Genehmigen Sie einen Antrag nur, wenn Zeitraum, Pausen, Begründung und Regelprüfungen plausibel sind. Bei Ablehnung sollte die Begründung so formuliert sein, dass der Nutzer die Entscheidung nachvollziehen kann.
Eintrag löschen¶
Je nach Berechtigung können fehlerhafte Arbeitszeiteinträge entfernt oder korrigiert werden. ZET fordert dabei eine Begründung, damit die Änderung nachvollziehbar bleibt.
Abwesenheits- und Stornoanträge¶
Abwesenheitsantrag prüfen¶
Abwesenheitsanträge enthalten Abwesenheitsart, Zeitraum, Tagesumfang, Kommentar und Status. Prüfen Sie, ob die Tage zum Arbeitszeitmodell passen und ob bestehende Abwesenheiten oder Feiertage betroffen sind.
Kalender und Konflikte¶
Die Kalenderansicht zeigt, welche Tage beantragt wurden und ob Konflikte bestehen. Gründe können Feiertage, freie Tage, bestehende genehmigte Abwesenheiten, offene Anträge oder fehlende aktive Arbeitszeitmodelle sein.
Storno entscheiden¶
Wenn Nutzer eine bereits genehmigte Abwesenheit stornieren möchten, entsteht ein Stornoantrag. Nach Genehmigung wird die Abwesenheit als storniert geführt. Bei Ablehnung bleibt die genehmigte Abwesenheit bestehen.
Benutzerliste¶
Nutzer suchen und filtern¶
Die Benutzerverwaltung zeigt aktive und je nach Filter auch inaktive Nutzer. Suchen Sie nach Name, E-Mail, Abteilung, Team oder Standort, um Konten schnell zu finden.
Details öffnen¶
In der Detailansicht sehen Sie Stammdaten, Kontaktinformationen, Standort, Abteilung, Teams, Rolle, Berechtigungen und relevante Arbeitszeitinformationen. Von hier wechseln Sie in Bearbeitung, Monatsübersicht, Zeitkonto oder Abwesenheitsübersicht.
Aktionen¶
Je nach Berechtigung können Sie Nutzer bearbeiten, Adminrechte anpassen, Profile prüfen, Zeitkonto oder Urlaub korrigieren und Arbeitszeitmodelle zuweisen. Kritische Aktionen fordert ZET mit Rückfragen oder Bestätigungen ab.
Benutzeranlage¶
Kontobasis¶
Beim Anlegen eines neuen Benutzers erfassen Sie zuerst die Kontobasis. Dazu gehören E-Mail-Adresse, Rolle und grundlegende Zugangsdaten. ZET führt den Prozess schrittweise, damit Pflichtangaben nicht übersehen werden.
Rolle und Rechte¶
Die Rolle steuert, welche Bereiche und Aktionen ein Nutzer sehen oder ausführen darf. Weisen Sie Adminrechte nur zu, wenn die Person tatsächlich Verwaltungsaufgaben übernehmen soll.
Profil und Organisation¶
Im zweiten Schritt erfassen Sie Personendaten, Adresse, Standort, Abteilung, Team, Arbeitszeitmodell, Urlaubsanspruch und Gültigkeitsbeginn. Diese Daten beeinflussen Zeiterfassung, Abwesenheiten, Exporte und Schichtplanung.
Abschluss¶
Nach dem Speichern legt ZET das Konto an und zeigt den Fortschritt. Je nach Einrichtung erhält der neue Nutzer eine Einladung oder muss das Passwort über den vorgesehenen Prozess setzen.
Nutzer anpassen¶
Profil bearbeiten¶
In der Bearbeitung pflegen Sie Namen, Kontaktinformationen, Adresse und weitere Stammdaten. Änderungen wirken sich auf Anzeigen, Exporte und organisatorische Zuordnungen aus.
Adminrechte ändern¶
Wenn Sie Adminrechte vergeben oder entziehen, fordert ZET eine bewusste Bestätigung. Prüfen Sie vorher, ob die Rolle, die Berechtigungen und die organisatorische Verantwortung zusammenpassen.
Standort und Organisation¶
Standort, Abteilung und Team beeinflussen Sichtbarkeit, Genehmigungswege, Feiertage, Schichtplanung und Exportfilter. Ändern Sie diese Zuordnung nur mit einem klaren Gültigkeitsbezug.
Zeitkonto, Urlaub und Arbeitszeitmodell¶
Zeitkonto¶
Das Zeitkonto zeigt Salden, Korrekturen und relevante Bewegungen. Berechtigte Administratoren können Anpassungen erfassen, wenn ein Saldo fachlich korrigiert werden muss. Jede Korrektur sollte nachvollziehbar begründet sein.
Urlaubskorrektur¶
Urlaubsanspruch und Urlaubskorrekturen werden im Nutzerkontext gepflegt. Verwenden Sie Korrekturen für Sonderfälle wie Eintritt, Austritt, nachträgliche Anpassungen oder fachlich abgestimmte Sonderregelungen.
Arbeitszeitmodell-Historie¶
Arbeitszeitmodelle werden mit Gültigkeit geführt. ZET zeigt historische und aktive Zuordnungen, damit Sollzeiten, freie Tage und Abwesenheiten korrekt berechnet werden können.
Konflikte bei zukünftigen Modellen¶
Wenn eine neue Zuordnung mit bestehenden zukünftigen Daten kollidiert, zeigt ZET einen Konflikt. Prüfen Sie vor dem Speichern, ob Abwesenheiten, Schichten oder Sollzeiten betroffen sind.
Monatsübersicht und Abwesenheit je Nutzer¶
Monatsübersicht eines Nutzers¶
Administratoren können die Monatsübersicht eines Nutzers öffnen, um Arbeitszeiten, Pausen, Sollzeiten, Differenzen, Notizen und Statusmeldungen zu prüfen. Die Ansicht entspricht fachlich der Nutzerübersicht, enthält aber administrative Korrekturmöglichkeiten.
Administrative Arbeitszeitkorrektur¶
Mit ausreichender Berechtigung können Sie Arbeitszeiten direkt korrigieren. ZET erwartet eine Begründung und prüft die Eingaben. Verwenden Sie direkte Korrekturen nur, wenn kein normaler Nutzerantrag erforderlich ist.
Abwesenheitskorrektur¶
Bei Sonderfällen können Abwesenheiten administrativ korrigiert oder ersetzt werden. Dazu gehören beispielsweise Krankheitsvertretungen, nachträgliche Korrekturen oder fachlich freigegebene Anpassungen.
Organisation¶
Standorte¶
Standorte sind die oberste organisatorische Ebene. Sie beeinflussen Feiertage, Nutzerzuordnung, Filter und Auswertungen. Pflegen Sie Standortdaten sorgfältig, weil sie in mehreren Bereichen verwendet werden.
Abteilungen¶
Abteilungen werden einem Standort zugeordnet und können eine Kurzkennung sowie einen Entscheider haben. Die Kurzkennung ist auf wenige Zeichen begrenzt und wird für kompakte Anzeigen verwendet.
Teams¶
Teams gehören zu einem Standort und können ebenfalls Entscheider und Mitglieder haben. Teams helfen bei Genehmigungen, Planung und Auswertungen.
Mitglieder verwalten¶
In Abteilungen und Teams können Mitglieder zugeordnet oder entfernt werden. ZET prüft dabei organisatorische Mindestregeln und verhindert bestimmte ungültige Zustände.
Schichtplanung¶
Schichtpläne¶
Im Admin-Schichtplan legen berechtigte Nutzer Pläne für Zielgruppen an. Ein Plan besitzt Namen, Zielgruppe, Gültigkeitsbeginn und optional ein Gültigkeitsende. Nicht alle Rollen dürfen alle Felder bearbeiten.
Schichten anlegen und bearbeiten¶
Eine Schicht enthält Person, Datum, Startzeit, Endzeit, Pause und optionale Notiz. ZET kann die gesetzliche Pause anhand der geplanten Dauer automatisch ableiten. Geplante Schichten können je nach Recht bearbeitet oder für die Zukunft storniert werden.
Planer verwalten¶
Planer können innerhalb eines Schichtplans verwaltet werden. Sie erhalten Rechte für Planungsaufgaben, ohne zwingend volle Administratorrechte zu benötigen.
Konflikte¶
Der Schichtplan zeigt Konflikte mit Abwesenheiten, offenen Anträgen, Arbeitszeitmodellen oder anderen relevanten Regeln. Nutzen Sie die Konfliktfilter, bevor Sie einen Plan verbindlich nutzen.
Unternehmen, Zeitregeln und Benachrichtigungen¶
Einstellungen im Überblick¶
Die Einstellungen sind in fachliche Bereiche gegliedert. Typische Bereiche sind Unternehmen, Zeitdokumentations-Regeln, Benachrichtigungen, Feiertage, PDF & Stundenzettel, Unternehmensfarben und Arbeitszeitmodelle.
Unternehmen und Standorte¶
Unternehmens- und Standortdaten werden für Anzeige, rechtliche Informationen, Feiertage, Organisation und Exporte verwendet. Änderungen sollten mit den Stammdaten abgestimmt sein.
Zeitdokumentations-Regeln¶
In den Zeitdokumentations-Regeln legen Sie fest, wie lange Nutzer eigene Zeiten bearbeiten dürfen und welche Schwellen oder Hinweise gelten. Dazu gehören unter anderem das Selbstbearbeitungsfenster, Hinweistexte und Überstundenwerte.
Benachrichtigungen¶
Benachrichtigungen steuern, wer bei bestimmten Ereignissen informiert wird. Dazu gehören beispielsweise Hinweise zu Überstunden oder administrative E-Mail-Empfänger.
Feiertage und Arbeitszeitmodelle¶
Feiertage verwalten¶
Feiertage werden nach Standort, Jahr und Bundesland gepflegt. Sie können Feiertage importieren, prüfen, manuell anlegen, bearbeiten oder löschen. Auch halbe Feiertage werden unterstützt.
Konflikte mit Abwesenheiten¶
Wenn Feiertage nachträglich angepasst werden, können Konflikte mit bereits erfassten Abwesenheiten entstehen. Prüfen Sie die Konfliktanzeige, bevor Sie größere Änderungen übernehmen.
Arbeitszeitmodelle¶
Arbeitszeitmodelle legen Sollzeiten, Arbeitstage und Gültigkeiten fest. Sie bilden die Grundlage für Monatswerte, Abwesenheiten, Überstundenabbau und Warnungen. Änderungen wirken sich je nach Gültigkeit auf bestehende und zukünftige Auswertungen aus.
Unternehmensfarben¶
Segmentfarben verwalten¶
Unter Unternehmensfarben legen Sie Farben für Zeit- und Abwesenheitssegmente fest. Diese Farben werden verwendet, wenn Nutzer keine persönliche Farbe gesetzt haben. ZET zeigt zu jeder Farbe die Quelle: eigene Farbe, Unternehmensfarbe, Standardfarbe oder System-Fallback.
Farbpicker und Standardwerte¶
Farben werden im Format #RRGGBB gespeichert. Sie können Farben über den Farbpicker wählen, manuell eintragen oder auf Standardwerte zurücksetzen.
Barrierefreiheit¶
ZET unterstützt Farbprofile für bessere Unterscheidbarkeit. Prüfen Sie bei Änderungen, ob wichtige Segmenttypen visuell klar unterscheidbar bleiben und ob Warnungen oder Konflikte angezeigt werden.
PDF, Stundenzettel und Profil¶
PDF- und Stundenzettel-Export¶
Im Bereich PDF & Stundenzettel erzeugen Sie Auswertungen für einzelne oder mehrere Nutzer. Sie können Zeitraum, Abteilung, Team, Suchbegriff und inaktive Nutzer filtern. Für Massenexporte wählen Sie die gewünschten Nutzer gezielt aus.
Druckeinstellungen¶
Druckeinstellungen steuern, welche Inhalte in Auswertungen erscheinen. Dazu gehören Detailgrad, Hinweise, Signaturtexte und weitere Angaben, die für die Lesbarkeit und Vollständigkeit des Exports wichtig sind.
Admin-Profil, Hilfe und Logout¶
Über das Profil erreichen Sie Ihre eigenen Einstellungen, Hilfe, Kontakt, Datenschutz, Impressum und Logout. Für Ihre eigene Zeiterfassung wechseln Sie in den Nutzerbereich.